Dernek aidat takibi nasıl yapılır?

Aidat, çoğu derneğin düzenli gelirinin temelidir; ama en çok aksayan işlerden biridir. Kimin borcu var, kim ne kadar ödedi, hangi üye muaf, makbuz kesildi mi, kasaya girdi mi? Bu sorulara hızlıca cevap veremiyorsanız sorun çoğu zaman üyelerin ödememesi değil, takibin düzensiz olmasıdır. Aşağıda adım adım düzenli bir aidat takibi anlatıyoruz; ilk adımlar Excel ile de uygulanabilir.

1) Üye sicilini düzenleyin

Aidat takibi sağlam bir üye listesine dayanır. Her üyenin üye numarası, ad soyadı, iletişim bilgisi, üyelik başlangıç tarihi ve durumu (aktif, pasif, askıda, ayrıldı) net olmalı. Üyeliği biten kişiye borç yazılmamalı, yeni gelen üyeye giriş tarihinden itibaren yazılmalı. Üye bilgilerinin KVKK’ya uygun saklanması da gereklidir.

2) Aidat türlerini tanımlayın

Yıllık aidat, giriş ücreti, bağış ve etkinlik katkısı gibi türleri ayrı tutun. Her türün tutarı, dönemi (yıllık, aylık, tek sefer) ve borç oluşturup oluşturmadığı belli olsun. Öğrenci üye, onursal üye ya da yaşlı üye için farklı tutar veya muafiyet tanımlayabilmelisiniz.

3) Borçlandırmayı toplu yapın

Her yıl başında tüm aktif üyelere tek işlemle borç açmak hem hızlıdır hem de unutmayı önler. Üye bazında özel tutarlar ve muafiyet tarihleri dikkate alınmalı; aynı dönemde ikinci kez borç yazılmamalı. Kısmi ödemelerde kalan borç otomatik hesaplanmalı.

4) Tahsilat yollarını çoğaltın

• Havale/EFT: Üyeye IBAN ve açıklama kodunu net gösterin (örn. “Üye no + ad soyad + aidat”). Üye ödeme sonrası bildirim yapsın; yönetim banka hareketiyle eşleştirip onaylasın.
• Kartla ödeme: Derneğin kendi bankasıyla yapacağı sanal POS anlaşmasıyla üye kartıyla 3D Secure ödeme yapabilir; kart bilgisi bankanın sayfasında girilir ve tutar doğrudan dernek hesabına yatar.
• Elden tahsilat: Makbuz kesilir ve kasaya işlenir.

5) Hatırlatmayı sistemli yapın

Borcu olan üyelere SMS ya da e-posta ile hatırlatma gönderin. Mesajın içinde üyeye özel ödeme bağlantısı varsa tahsilat oranı belirgin biçimde artar. Hatırlatmayı yılda bir kez değil, borç yaşlandıkça (örneğin 30. ve 60. günlerde) planlayın. Üyelik ilişkisinden doğan bilgilendirme ile kampanya/ticari mesajı birbirinden ayırın.

6) Tahsilatı kasa ile birleştirin

Aidat tahsilatı aynı anda kasaya gelir olarak işlenmezse ay sonunda iki ayrı tabloyu eşleştirmeye çalışırsınız. Hangi hesaba (banka/kasa) yattığı, makbuz numarası ve tarih her işlemde kayıtlı olmalı. Gelir-gider kalemleri ve bütçe takibi de aynı yerde durursa denetim kurulu için rapor çıkarmak kolaylaşır.

7) Her ay üç rapora bakın

• Tahsilat oranı: Borçlandırılan tutarın ne kadarı tahsil edildi?
• Borç yaşlandırması: 0-30, 31-90 ve 90+ gün borçlu üyeler kimler?
• Ödeme yolu dağılımı: Kart, havale ve elden ödeme payları; hangi yöntemi teşvik etmelisiniz?

Excel mi, program mı?

Üye sayınız azsa ve tek kişi yönetiyorsa iyi kurulmuş bir Excel bir süre yeter. Ancak birden fazla kişi giriş yapıyorsa, kartla ödeme almak istiyorsanız, SMS hatırlatma ve ödeme bağlantısı gerekiyorsa ya da genel kurulda “üye kayıtlarını” kanıtlamanız gerekiyorsa bir dernek yönetim programına geçmenin zamanı gelmiştir. Geçişte mevcut listeniz Excel/CSV ile içeri aktarılabilmeli, hatalı satırlar (geçersiz T.C. no, mükerrer üye) kaydedilmeden gösterilmelidir.

Dernek yönetim programı seçerken

Program seçimi için şu kriterlere bakın: sicil mantıklı üye kaydı, otomatik borçlandırma, kartlı ve havale tahsilat, SMS ile ödeme bağlantısı, kasa bağlantısı, genel kurul belge şablonları, yetkilendirme ve işlem kaydı, veri çıkış hakkı. Seçim rehberi için DER360 blogundaki dernek yönetimi rehberlerine bakabilirsiniz.

Webbiu çözümleri

DERNORA; üye, aidat, kasa, bütçe, genel kurul belgeleri ve kurumsal siteyi tek yazılımda sunar, kendi hostingine kurulur. Tarayıcıdan kullanılan bulut sürüm için DER360’ı, bütün dernek yazılımlarımız için dernek yazılımları sayfasını inceleyin. Başka süreçleri otomatikleştirmek için iş süreçleri otomasyonu yazısı da işinize yarayabilir.